Chuyển đổi các file PDF sang tài liệu Word hoặc các định dạng khác

Hầu hết trong số chúng ta đều biết có rất nhiều cách dễ dàng để có thể chuyển đổi một tài liệu văn bản Word sang DPF nhưng điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta cần chuyển đổi ngược từ DPF sang Word?

Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số phương pháp để thực hiện việc chuyển đổi ngược từ DPF sang định dạng Word hay một tài liệu văn bản khác.

Các giải pháp trực tuyến

Một số giải pháp đầu tiên mà chúng ta cần nói đến đó là các giải pháp trực tuyến dựa trên nền tảng web, đây là các giải pháp không cần phải cài đặt bất cứ phần mềm nào để chuyển đổi các file của bạn … chỉ cần lưu ý với các website này là bạn đang upload dữ liệu đến một hãng nào đó, chính vì vậy cần phải cân nhắc đến vấn đề riêng tư nếu bạn đang chuyển đổi các tài liệu nhậy cảm.

Zamzar

Cần phải nói đến site chuyển đổi file trực tuyến phổ biến nhất là Zamzar. Dịch vụ miễn phí này cho phép bạn chuyển đổi các file có dung lượng lên đến 100MB mà không cần phải trả phí. Chỉ cần duyệt đến file DPF, chọn định dạng cần chuyển đổi sang, sau đó nhập vào địa chỉ email của bạn. Khi tài liệu đã sẵn sàng, Zamzar sẽ gửi cho bạn một email đi kèm theo một liên kết đến tài liệu đã được chuyển đổi để bạn download. Zamzar cũng chuyển đổi một DPF sang các định dạng như HTML, ODT, PCX, PNG, PS, RTF và TXT.

Sử dụng Zamzar Free Online File Conversion

PDF Online

Một dịch vụ trực tuyến nữa cần phải nhắc đến ở đây đó là PDF Online. Dịch vụ này được cung cấp bởi phần mềm BCL Technologies Easy Converter, cho phép bạn có thể download dùng thử 30 ngày với số lượng tài liệu lớn. Hiện hành, bạn có thể đăng ký tài khoản trực tuyến BCL Premium Online để cho phép chuyển đổi đến 20 tài liệu mỗi ngày với giới hạn về kích thước là 10MB (trên mỗi tài liệu).

Sau khi chuyển đổi, bạn hãy kích chuột phải vào liên kết và chọn “save link as” để lưu tài liệu RTF Word trên máy tính của mình.

Sử dụng PDF Online Free PDF Services

Free PDF Converter

Một dịch vụ trực tuyến cuối mà chúng tôi muốn giới thiệu trong bài là Free PDF Converter. Dịch vụ này cũng tương tự như Zamzar nhưng phiên bản miễn phí bị hạn chế hơn nhiều. Chúng tôi đã đệ trình 4 trang tài liệu PDF giống nhau cho tất cả các test, dịch vụ này đã cắt tài liệu của chúng tôi vì vượt quá giới hạn cho phép của nó. Bên cạnh đó bạn cũng chỉ có thể chuyển đổi trên một PDF 30 phút một lần. Tuy nhiên mọi hạn chế sẽ không có nếu bạn đăng ký thành viên và trả tiền. Thành viên rẻ nhất là 9$ mỗi tháng, ở đây các chuyển đổi sẽ không bị hạn chế.

Sử dụng Free PDF Converter

Các giải pháp phần mềm

Một loạt các giải pháp tiếp theo mà chúng tôi sẽ giới thiệu dưới đây là các ứng dụng dựa trên phần mềm, đây là các ứng dụng có thể được cài đặt cục bộ trên máy tính và được sử dụng offline. Điều này sẽ an toàn hơn trong quá trình chuyển đổi các tài liệu nhậy cảm.

BCL Easy Converter Desktop 1.0

BCL Easy Converter Desktop 1.0 là một tiện ích rất đơn giản nhưng mạnh, nó có thể chuyển đổi các tài liệu PDF sang Word. Về công việc cơ bản thực hiện cũng giống như dịch vụ trực tuyến nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra trên máy của bạn. Phần mềm này chỉ chuyển đổi các tài liệu PDF sang RTF, nhưng nó tiết kiệm được thời gian vì xử lý nhanh hơn các dịch vụ trực tuyến. Bạn có thể download về chạy thử Easy Converter Desktop hoặc có thể mua một bản với giá chỉ 19.95$.

Download phiên bản chạy thử của BCL Easy Converter Desktop 1.0

DocSmartz

Đôi khi bạn có thể cần phải chuyển đổi tài liệu PDF sang các định dạng file khác, chẳng hạn như Excel, HTML, hoặc Postscript. Ở đây DocSmartz Pro là một ứng dụng máy trạm thích hợp vừa về túi tiền mà lại vẫn cho phép bạn chuyển đổi được sang định dạng mong muốn. Chọn PDF mà bạn muốn chuyển đổi và DocSmartz Pro sẽ đưa bạn qua các thiết lập khác nhau bằng một wizard đơn giản.

Download DocSmartz Pro

ABBYY PDF Transformer 2.0

Một giải pháp phần mềm khác dùng để chuyển đổi các tài liệu PDF sang các định dạng khác nữa chính là ABBYY PDF Transformer 2.0. Phần mềm này có thể chuyển đổi các tài liệu PDF sang định dạng Word, Excel, RTF, HTML, TXT, và các tài liệu PDF có khả năng tìm kiếm. Trong thí nghiệm của chúng tôi, ABBYY đã thực hiện khá tốt công việc chuyển đổi tài liệu PDF sang các định dạng này. Tuy nhiên một đăng ký đầy đủ của ABBYY Transformer sẽ tiêu tốn đi của bạn 99$.

Download PDF Transformer 2.0

Free PDF to Word Doc Converter

Cuối cùng muốn giới thiệu ở đây cho các bạn là phần mềm Free PDF to Word Converter 1.1. Phần mềm này cũng đơn giản và sử dụng giống như Easy Converter của BCL nhưng nó có một số tùy chọn mở rộng như chọn phông chữ và chọn số trang. Các chuyển đổi diễn ra nhanh và dễ dàng thậm chí với các tài liệu cỡ lớn có nhiều hình ảnh.

Tuy nhiên có một mánh khóe của nhà sản xuất ở đây. Sau một vài lần chuyển đổi ban đầu, bán sẽ gặp phải yêu cầu cần download mã đăng ký từ site mỗi khi muốn thực hiện chuyển đổi tài liệu. Để không bao giờ cần phải nhập và mã đăng ký, bạn sẽ phải trả một khoản tiền khoảng 15$.

Download Free PDF to Word Converter 1.1

Kết luận

Sau khi kiểm tra các dịch vụ trực tuyến, việc chuyển đổi một PDF sang RTF (Rich Text Format) dường như làm việc tốt nhất. Khi chuyển đổi sang Doc, định dạng có thể hơi lộn xộn đôi chút. Tuy nhiên qua thử nghiệm cho thấy, PDF Online cho kết quả thực hiện nhanh nhất, dễ dàng sử dụng nhất và chất lượng cũng tốt nhất so với các dịch vụ trực tuyến khác.

Ngoài 2 bộ chuyển đổi nhiều định dạng file kia thì DocSmartz Pro chính là phần mềm đơn giản sử dụng hơn và cho kết quả thực hiện nhanh hơn PDF Transformer 2.0 của ABBYY. Nếu bạn cần phải chuyển đổi PDF sang Word thì Free PDF to Word Doc Converter sẽ làm việc tốt một vài lần đầu cho tới khi bạn cảm thấy bực mình với việc cần phải nhập vào mã mỗi khi kích vào tài liệu. Nếu bạn muốn chuyển đổi PDF sang nhiều định dạng khác nhau thì có lẽ DocSmartz Pro chính là phần mềm tốt nhất và rẻ tiền nhất. Còn nếu chỉ cần chuyển đổi PDF sang Word không thôi thì BCL Easy Converter Desktop 1.0 là quá đủ với bạn.

Theo QTM(Howtogeek)

Bổ sung thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar của Office 2007

Nếu đang quen với việc sử dụng Office 2003 hay các phiên bản Office trước đó sau đó chuyển sang làm việc với Office 2007 chắc hẳn bạn sẽ gặp nhất nhiều bỡ ngỡ. Đôi khi có thể không tìm ra được những thứ bạn vẫn dùng quen thuộc trong các phiên bản trước đây vì giao diện mới trong phiên bản Office 2007 này.

Như thể có một sổ biểu tượng nào đó bị mất như trong toolbar của Office 2003 cũ, chẳng hạn như Print và Open. Có các tính năng có thể bạn sử dụng thường xuyên nhưng Office 2007 lại bắt bạn phải kích vào nút Office lớn để truy cập vào chúng. Và có thể bạn sẽ cảm thấy điều đó không thuận tiện cho mình.

Tuy nhiên, chúng ta có thể dễ dàng bổ sung thêm bất cứ tính năng Office nào vào Quick Access Toolbar xuất hiện ở phía trên bên phải màn hình, bên cạnh nút Office. Mặc định, toolbar thường chứa các biểu tượng Save, Undo và Redo nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó nếu muốn sao cho phù hợp. (Các quá trình này đều được thực hiện tương tự trong cả Excel và PowerPoint).

Đầu tiên, bạn cần kích chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải của toolbar. Khi đó bạn sẽ thấy một danh sách các lệnh phổ biến như Open, Quick Print và Spelling & Grammar. Kích vào một thành phần nào đó trong số chúng để bổ sung biểu tượng tương ứng vào Quick Access. (Ngược lại,bạn có thể kích vào bất cứ mục nào đã được chọn một lần nữa để remove nó khỏi toolbar).

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn bổ sung thêm một tính năng không nằm trong danh sách này? Rất đơn giản: Bạn chỉ cần kích chuột phải vào bất cứ biểu tượng nào trên Ribbon (hoặc trong Office menu) và chọn Add to Quick Access Toolbar. Để remove một trong các công việc thường sử dụng này, bạn kích chuột phải vào biểu tượng của nó và chọn Remove from Quick Access Toolbar.

Theo PCWorld

Mẹo hay làm slide trình diễn

PowerPoint là chương trình để xây dựng các slideshow trình diễn thông dụng nhất hiện nay. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn một vài thủ thuật hay trong sử dụng PowerPoint.

Với PowerPoint, bạn có thể dễ dàng trình bày ý tưởng của mình thông qua hình ảnh, chữ viết và âm thanh. Những thủ thuật dưới đây, hy vọng sẽ giúp ích cho việc trình bày ý tưởng của bạn bằng PowerPoint.

Trình diễn PowerPoint thông qua Internet:

Trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang file định dạng HTML. Điều này có nghĩa là bạn có thể trình diễn PowerPoint thông qua Internet. Để thực hiện được điều này, bạn làm theo các bước sau:

- Đầu tiên, bạn mở file PowerPoint bạn muốn trình diễn trên Internet bằng chương trình Microsoft PowerPoint.

- Tiếp theo, bạn kích File trên thanh công cụ, chọn Save as Web Page.

- Một hộp thoại nhỏ sẽ hiện ra. Tại đây, bạn chọn nơi bạn muốn lưu file lại, với tên file điền tại khung File name. Đồng thời, tại hộp thoại này, bạn nhấn vào nút Publish để chọn các tùy chọn nâng cao.

- Sau khi nhất nút Publish, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn để đưa toàn bộ các Slide vào file HTML, hoặc chỉ chọn một số Sile nhất định. Để làm việc này, bạn điền số các Slide cần chọn vào khung Sile number … through … Tiếp theo, cũng tại hộp thoại này, bạn kích vào nút Web Options và chọn những chi tiết của file HTML sẽ tạo ra.

+ Thẻ General dùng để thiết lập cách hiển thị của nội dung Slide trên trang web.

+ Thẻ Browser dùng để chọn trình du‎yệt được sử dụng để xem nội dung file PowerPoint.

+ Thẻ File dùng để thiết lập tên file và nơi chứa file.

+ Thẻ Pictures cho phép bạn chọn kích thước màn hình khi trình diễn nội dung Slide.

+ Thẻ Encoding cho phép bạn chọn kiểu mã dùng trên trang web. (thông thường đối với các slide sử dụng tiếng Việt thì bạn chọn encoding Unicode UTF-8.

+ Thẻ Font dùng để thay đổi font chữ và cỡ chữ cho văn bản dùng trên slide.

- Sau khi đã chỉnh xong cho mình những tùy chọn cần thiết, bạn bấm nút OK để lưu lại các tùy chọn và để đóng cửa sổ Web Options. Cuối cùng, bạn nhấn nút Publish để đóng cửa sổ Publish as web page.

- Bây giờ, bạn trở lại với hộp thoại Save As, bạn chọn vị trí lưu lại file PowerPoint trên ổ cứng của mình.

Công việc cuối cùng của bạn là up file HTML đã được tạo ra lên một web server nào đó, để có thể trình diễn nội dung của các Slide thông qua Internet.

Chèn file Flash vào Slide của PowerPoint

Tương tự như PowerPoint, Flash cũng có thể dùng để trình diễn những ý tưởng bạn, thậm chí còn có thể biễu đạt tốt hơn những Slide của PowerPoint. Do đó, bạn có thể chèn những đoạn phim Flash vào PowerPoint để làm cho file trình diễn của mình thêm ấn tượng. Thậm chí là những file Flash nhỏ dùng để thư giãn trong quá trình trình diễn bằng PowerPoint.

Tuy nhiên, cần lưu y’ là trước khi chèn Flash vào PowerPoint thì máy tính của bạn đã cài đặt chương trình Flash Player để chơi file Flash. Nếu chưa, bạn có thể download và cài đặt Flash Player tại đây.

Sau đây là cách thức tiến hành để chèn một file Flash vào slide của PowerPoint.

- Đầu tiên, bạn mở file PowerPoint muốn chèn Flash bằng chương trình Microsoft PowerPoint.

- Tiếp theo, từ menu, bạn chọn View -> Toolbar -> Control Toolbox.

- Tại đây, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện với tên gọi Control Toolbox. Tại hộp thoại này, bạn click vào biểu tượng More Control (nằm ngoài cùng bên phải) và một danh sách mới sổ xuống. Bạn chọn “Shockwave Flash Object” từ danh sách sổ xuống này.

- Sau khi chọn tùy chọn này xong, một khung hình chữ nhật sẽ hiện ra, file Flash của bạn sẽ được hiển bị bên trong khung này. Bây giờ bạn sử chuột, kéo khung đến vị trí bất kỳ nào đó trong Slide mà bạn muốn file Flash hiển thị. Sau khi đã chọn xong cho mình vị trí thích hợp, bạn click chuột phải vào khung này và chọn Properties.

- Hộp thọai Properties sẽ hiển ra với những tùy chọn mới. Tại khung hộp thoại này, bên dưới tab Alphebet, bạn tìm đến tùy chọn Movie và điền vào đó đường dẫn đầy đủ của file Flash muốn sử dụng vào khung ở bên phải. (Ví dụ D:\Flash\Test.swf)

- Tiếp theo, ở trong cùng tab Alphabet này, tại tùy chọn Playing, bạn thiết lập giá trị “True” và tùy chọn EmbedMovie bạn cũng thiết lập giá trị True để file Flash tự động chơi khi trình diễn đến Slide chứa nó. Nếu không muốn, bạn thiết lập giá trị của EmbedMovie là False để điều khiển bằng tay. Tại hộp thoại Properties này, bạn cũng có thể thiết lập chất lượng Flash (Quality), kích thước Flash (Width)…

- Cuối cùng, bạn đóng hộp thoại Properties, save lại file PowerPoint vừa chỉnh sửa và thử nghiệm lại kết quả.

Hy vọng rằng 2 thủ thuật này sẽ giúp bạn có những file trình diễn giàu biểu đạt và chất lượng hơn.

Theo dantri.com.vn

Tạo hiệu ứng vẽ đồ thị trong PowerPoint

Trong MS Powerpoint 2003 có sẵn rất nhiều hiệu ứng giúp chúng ta tạo ra được các slide sinh động, trong bài này chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn cách tạo ra hiệu ứng vẽ đồ thị xem minh họa bên dưới.

Dưới đây là các bước tạo ra một hình chuyển động (animation) trong PowerPoint
1. Từ thanh công cụ Drawing, chọn AutoShapes > Lines > Line hoặc Freeform. Vẽ một đường cong/thẳng hoặc một nhóm có nhiều đường cong/thẳng.

2. Từ Drawing toolbar vẽ thêm một hình chữ nhật phủ hết vùng đồ thị cần tạo hiệu ứng.

3. Right-click vào hình chữ nhật vừa tạo và chọn Format > AutoShape. Click vào Colors và Lines tab. Đặt Line color là No Line. Đặt Fill giống mầu nền của sline. (Trong bài này tôi sử dụng mầu trắng làm mầu nền) Click OK quay lại slide.

4. Chọn Slide Show > Custom Animation.

5. Trong Custom Animation, click Add Effect > Exit > Fly Out. Nếu bạn không nhìn thấy animation này, chọn More Effects. Từ Basic section, chọn Fly Out và click OK

6. Từ danh mục Direction, chọn To Right.(trong bài này chúng tôi muốn vẽ hình từ bên trái qua bến phải) Từ danh mục Speed, chọn Slow. Nếu bạn muốn Animation này tự động trình diễn, chọn After Previous từ danh mục Start.

7.Để animation chạy nặp lại, chọn animation cho hình chữ nhật trong task pane chọn Timing từ danh mục. Từ danh mục Repeat, chọn Until End of Slide. Click OK.

8.Click vào nút Play trên Custom Animation task pane để xem hoặc click nút Slide Show.

Download file ví dụ tại đây

Theo LanChip

Bảo vệ từng Cell trong Excel

Trong công việc hàng ngày nhều khi chúng ta phải chia sẻ nội dung file Excel cho người khác xem/sửa nội dung nhưng lại không muốn họ có thể thay đổi tất cả nội dung (trên 1 sheet) mà chỉ cho phép họ thay đổi nội dung trong một số ô (cell) mà ta quy định.

Giả sử chúng ta có một file tính “dự toán làm điện” như hình dưới đây, các phần khoanh vùng mầu đỏ là các ô cần được bảo vệ không cho phép người khác được thay đổi.

Bước 1: Xác định các ô cần được bảo vệ bằng cách click chuột phải vào ô, chọn Format Cell, trong mục Protection, chọn Locked để cấm thay đổi nội dung, có thể chọn thêm Hiden nếu bạn muốn giấu công thức

Xem các thao tác trong hình bên dưới để khóa các ô [F4:F10]

Các ô cần bảo vệ trong ví dụ này các bạn thực hiện tương tự

Chú ý những ô không cần bảo vệ phải bỏ thuộc tính Locked vì trong excel tất cả các ô đều đặt sẵn là Locked.

Bước 2: Sau khi thực hiện bước 1 các ô vẫn thay đổi như bình thường, để các ô này thực sự được bảo vệ bắt buộc bạn phải ra lệnh bảo vệ bằng cách chọn Tool->Protection->Protect Sheet sau đó gõ mật khẩu “12345678” vào ô mật khẩu

Bước 3: Kết thúc bây giờ chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm là người khác không thể sửa đổi được các ô đã bảo vệ (trừ khi lộ mật khẩu)

Download file ví dụ trong bài này tại đây.

Theo LanChip

Chuyển file PowePoint sang file Word

Trong công việc hàng ngày - nhất là trong công việc văn phòng phải tiếp xúc và làm việc nhiều với tệp tin PowePoint - nhiều khi người sử dụng có mong muốn chuyển đổi định dạng tệp tin PowePoint sang một định dạng khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản Word sẽ có thể thuận tiện hơn cho việc viết một báo cáo chẳng hạn.

Sau đây là một số phần mềm có thể giúp người sử dụng nhanh chóng thực hiện công việc này.

1. Convert PowerPoint của hãng Softinterface (http://www.softinterface.com)
Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử dụng xét trên khía cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng. Phần mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp tin PowerPoint cùng một lúc. Hơn thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể lập lịch chuyển đổi các tệp tin theo thời gian nhất định.

Convert PPT có thể chạy như một chương trình bình thường hoặc chạy theo lệnh của người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng khác.

Tính năng nổi bật của Convert PPT bao gồm

- Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC, RTF, TXT, HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF
- Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ đơn giản hoặc chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình.
- Cho phép người sử dụng lập lịch chuyển đổi các tệp tin
- Dễ sử dụng
- Có thể lưu trữ và khôi phục cấu hình chuyển đổi tệp tin phức tạp
- Hỗ trợ tệp tin batch tự động. Khi chạy tệp tin batch vẫn có thể dừng giữa chừng
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau

Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí. Có thể tải phần mềm tại đây với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email của bạn.

Có thể tìm hiểu kĩ hơn về cách sử dụng phần mềm này tại đây

Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên nghiệp hơn, người sử dụng có thể thử dùng

2. Amber PowerPoint Converter của Ozgrid (http://www.ozgrid.com)

ABC Amber PowerPoint Converter có thể chuyển đổi định dang tệp tin PowerPoint sang rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML, RTF, DOC,...). Chương trình cugnx hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch.

Đặc điểm nổi bật của ABC Amber PowerPoint Converter bao gồm

- Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định dạng PDF (không cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định dạng web HTML, định dang tệp tin văn bản RTF (Không cần phải cài đặt MS Word), HLP, DOC (hỗ trợ MS Word 6.0/95/97-2002), WRI (Windows Write 3.0/3.1), WPD (WordPerfect 5.0/5.1 dành cho DOS/5.x, Win/5.1-5.2 secondary, 5.0 secondary, WordPerfect 4.1/4.2), MCW (Word cho Macintosh 4.0-5.1), WPS (Works 4.0 cho Windows, Works 2000, Works cho Windows 3.0), DOC (Word 2.x cho Windows, Word 3.x-5.x cho MS-DOS, Word 6.0 cho MS-DOS), SAM (Ami Pro 3.0), WSD (WordStar 4.0/7.0), RFT (IBM's RFT-DCA), Clipboard

- Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khoá chính, các lời bình luận thêm vào)
- Hỗ trợ tệp tin tự động batch
- Dễ sử dụng, dễ cài đặt
- Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là một phần mềm miễn phí. Đây là một phần mềm có bản quyền và có tính phí sử dụng. Giá hiện nay của phần mềm là 19,95 USD.

Theo Thanhnien

Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn

Bạn hoàn toàn có thể vào dữ liệu mà không cần nhập lại chính những thông tin mình đã nhập từ các sheet hay file khác trong Excel. Có khá nhiều cách để thực hiện việc nhập dữ liệu trong Excel một cách nhanh hơn, thông minh hơn mà thậm chí không cần đụng đến bàn phím.

Ví dụ đơn giản nhất là tính năng lấp đầy công thức của Excel, tính năng sẽ cho phép bạn nhập vào một ngày trong tuần hoặc trong tháng một cách tự động. Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ như January) vào một ô và nhấn Enter. Kích chọn ô vừa nhập và lưu ý đến một ô vuông đen nhỏ - còn gọi là nút điều khiển điền giá trị – ở góc dưới phải của ô đang được chọn.
Khi để chuột tại vị trí điều khiển này, con trỏ chuột của bạn sẽ chuyển thành ký hiệu dấu cộng và bạn có thể kéo để tạo một chuỗi giá trị theo một công thức nào từ ô nhập ban đầu. Kéo dọc xuống hoặc sang phải (hay có thể sang trái hoặc kéo lên) để tạo các tháng khác nhau trong chuỗi theo ví dụ vừa nhập ở trên.

Một thông báo nhỏ xuất hiện khi trỏ chuột kéo tới từng ô nhằm thông báo cho bạn biết giá trị tại ô đó sẽ được nhập là gì, nếu nhả chuột tại ô nào thì giá trị sẽ được điền cho đến ô đó.

Đây là một cách nhanh để nhập dữ liệu nhưng còn một số cách khác cũng tốt không kém. Các cách đó có thể tham khảo sau đây.

Nhập các số cơ bản

Excel sẽ điền đầy đủ một chuỗi số nếu bạn cung cấp cho nó hai số đầu tiên trong dãy (Nếu không có hai số Excel sẽ hiểu đơn thuần là chỉ copy dữ liệu). Ví dụ, nếu nhập vào hai số 2001 và 2002 trong các ô liên tiếp (có thể chiều dọc hoặc chiều ngang), chọn hai ô vừa nhập và kéo nút điều khiển điền giá trị cho đến số cuối của chuỗi số cần tạo (kéo theo chiều dọc nếu hai số nhập ban đầu dọc theo 2 ô, theo chiều ngang nếu hai số nhập ban đầu nằm ngang trên hai ô). Hoặc bạn có thể nhập vào hai số 2,4 và Excel cũng sẽ điền tiếp các số 6,8,10… Ngoài ra bạn có thể nhập vào ngày tháng và kéo dữ liệu, Excel cũng sẽ điền các số liên tiếp của ngày tháng dựa theo dữ liệu đã nhập.

Nếu kích chuột phải vào nút xuất hiện sau khi kéo dữ liệu, bạn sẽ thấy một menu xuất hiện và có thể chọn điền dữ liệu theo tuần, tháng hoặc năm thay vì ngày.

Danh sách tuỳ chọn

Đối với các tháng trong năm, ngày trong tuần, bạn có thể tự tạo danh sách cho chính mình sử dụng khi cần đến. Cách tạo danh sách này bạn có thể tham khảo trong bài Cách tạo các chuỗi AutoFill trên Excel mà chúng tôi mới giới thiệu gần đây.

Các chuỗi số phức tạp hơn

Để tạo một chuỗi số không liên tiếp, đầu tiên bạn nhập vào số đầu tiên của chuỗi, kích chuột phải và kéo nút điều khiển điền giá trị xuống dưới (hoặc sang ngang tuỳ vào mục đích của bạn). Nhả chuột phải và bạn sẽ thấy menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series. Tại đây bạn chỉ định chuỗi là Growth. Để biết rõ kết quả của lựa chọn Growth này bạn có thể thực hành với số nhập ban đầu là 1 và giá trị step value của Growth trong hộp thoại Series là 2, sau đó kích OK. Kết quả là bạn sẽ có một chuỗi cấp số nhân với hệ số nhân là 2.

Thoải mái với danh sách sổ xuống

Một danh sách sổ xuống là cần thiết khi bạn đã thiết lập các tuỳ chọn và muốn người dùng chọn từ tuỳ chọn đó mà không được phép nhập vào. Tại một sheet mới, nhập vào các nội dung muốn đưa vào danh sách, chọn vùng đó và nhập tên của danh sách (ví dụ vattu) vào ô Names box ở bên trái thanh Formula. Tại một worksheet mới, chọn các ô muốn dữ liệu hiển thị dưới dạng danh sách. Kích chọn tab Data trên giao diện Ribbon và chọn Data Validation. Từ tab Settings chọn Allow | List, trong phần Source box nhập = và tên danh sách đã đặt (ví dụ =vattu). Kích OK. Và giờ bạn có thể kích vào các ô để lựa chọn giá trị từ danh sách sổ xuống.

Thông qua Form

Nút Form không hiển thị trong giao diện Ribbon của Excel 2007, tuy nhiên bạn có thể thêm nó vào thanh Quick Launch. Chọn nút Office, chọn Excel Options | Customize, sau đó trong danh sách Choose commands from chọn phần Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn phần Form... trong danh sách bên dưới. Kích vào Add và sau đó kích OK. Để hiển thị form, kích vào trong vùng bảng dữ liệu và kích chọn nút Form. Bạn có thể nhập vào dữ liệu của bảng từ Form này một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn mà không cần định hướng từ một vùng bảng quá rộng.

Theo PCMag